Mengalihdayakan Manajemen Email? Perusahaan menerima Pesan

Penggemar ice cream selalu punya cara untuk mengeksplorasi perpaduan rasa dari berbagai rasa ice cream dan makanan ringan. Mudahnya membuat dessert dengan Haan Ice Cream untuk cemilan keluarga di rumah yang mudah dan praktis Email adalah sumber kehidupan perusahaan. Semua orang dari kantor sudut ke bawah tergantung padanya dan mengharapkan ketersediaan 100 persen. Mereka menjadwalkan pertemuan, menetapkan tugas, menjawab pertanyaan, menerima pesanan produk, memeriksa kemajuan, dan bertukar salam ramah - semua dengan klik mouse. Komunikasi di antara pelanggan, karyawan, dan mitra bisnis tidak pernah semudah ini sampai ada masalah

Seorang karyawan secara tidak sengaja membuka pintu ke virus yang merusak seluruh sistem. Satu hari yang berat dari volume email melebihi penyimpanan yang dialokasikan, menghalangi kinerja fungsi TI penting lainnya. Penasihat perusahaan meminta Anda menyerahkan semua email dari Juli tahun lalu untuk menyelesaikan sengketa paten, dan Anda bahkan tidak yakin apakah Anda memilikinya. Sementara itu beberapa anggota staf Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyelesaikan masalah ini, sementara proyek yang lebih strategis dan berpikiran maju ditunda lagi

Mengelola sistem email perusahaan telah menjadi mimpi buruk bagi perusahaan dan biaya yang tampaknya tidak banyak diketahui. Sistem email tumbuh begitu cepat sehingga apa yang seharusnya menjadi salah satu alat paling strategis yang kami miliki dapat dengan cepat menjadi binatang yang tidak terkendali yang menolak untuk dijinakkan

 

Bahkan, menurut Grup Radicati, jumlah kotak surat diperkirakan akan meningkat 20 persen atau lebih, dan volume per pengguna telah meningkat sebesar 53 persen dari tahun lalu. Tidak heran manajemen sistem adalah tugas yang menakutkan

  

Ada lebih banyak yang dipertaruhkan daripada kenyamanan. Kerentanan diekspos ketika volume email bertambah, serangan virus baru dan peraturan pemerintah mirip CAN-SPAM menjadi lebih berbelit-belit. Sistem email yang terputus mengganggu bisnis, memperlambat produktivitas, dan mengganggu komunikasi yang berpotensi kritis. Dan perusahaan-perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban secara finansial atas virus-virus yang secara tidak sengaja disebarkan oleh seorang karyawan, atau untuk konten yang meragukan atau tidak pantas yang dikirimkan dari sistem mereka

Siapa yang mengelola Toko Email?

Sebagian besar perusahaan besar masih menempatkan tanggung jawab untuk mengelola sistem email mereka di departemen TI yang sudah terlalu terbebani dan kurang dianggarkan, mengharapkan mereka untuk memperluas sistem, mencegah serangan virus, menyaring spam, dan mengembangkan solusi pengarsipan - semuanya dengan anggaran yang menyusut dan staf yang semakin sedikit. Sebagian besar perusahaan kecil bahkan tidak memiliki kemewahan itu; itu benar-benar dilakukan sendiri

Beberapa perusahaan tidak pernah menyelidiki seberapa besar pemeliharaan sistem email mereka secara internal dengan biayanya - dalam dolar aktual, biaya perangkat keras, sumber daya TI, waktu personil dan hilangnya pendapatan dan / atau produktivitas ketika sistem tidak tersedia. Biayanya tinggi - sepertinya tidak ada akhir untuk kompleksitas yang terlibat dalam memelihara sistem email perusahaan

Sebagian besar semakin heterogen, dengan pengguna akhir di seluruh organisasi menggunakan versi yang berbeda dan berbagai platform email - membuat pengelolaan dan pemeliharaan memakan waktu dan lebih rumit daripada yang diperlukan. Pakar TI terpaksa menghabiskan banyak waktu untuk mempertahankan fungsi non-strategis - walaupun sangat penting - sementara tujuan bisnis yang kritis disisihkan untuk memenuhi kebutuhan email yang mendesak

Sementara itu, manajer sistem terus-menerus menangkis serangan dari virus dan worm baru, dan berusaha untuk mengalahkan masuknya spam pada kotak masuk email yang sudah kelebihan beban. Menurut sebuah studi yang dilakukan oleh Pew Internet dan American Life Project, 25 persen pengguna Internet memiliki komputer yang terinfeksi oleh virus, kemungkinan besar dari pesan email. Mereka datang dengan cepat dan geram, dan sebagian besar perusahaan tidak siap. Filter spam dan virus tidak terlalu bagus, menangkap banyak kesalahan positif dan membuang email yang berpotensi penting

 

Bebaskan Personil Anda

60 persen penuh dari biaya yang terlibat dalam memelihara sistem email perusahaan menjadi tanggung jawab personel, sehingga masuk akal bagi perusahaan menengah untuk mempertimbangkan outsourcing. Kekhawatiran yang membuat perusahaan ragu di masa lalu - kekhawatiran tentang konsistensi pusat data eksternal, dan kekhawatiran bahwa penyedia layanan tidak akan dapat mendukung infrastruktur yang di-host secara global - tidak menjadi masalah saat ini

Sebuah studi, oleh The Radicati Group, dirilis pada bulan November, menemukan bahwa perusahaan-perusahaan dari semua ukuran semakin menyebarkan solusi email yang di-host dibandingkan dengan solusi in-house. Analis memperkirakan bahwa email yang di-host saat ini menyumbang sekitar 67 persen dari semua akun email di seluruh dunia. Tren ini disebabkan oleh solusi perpesanan internal yang rumit, masalah spam dan virus, tekanan penyimpanan, persyaratan kepatuhan, dan faktor pendorong lainnya

  

Manajemen outsourcing sistem email perusahaan adalah tempat perusahaan lain meng-host sistem Anda dan bertanggung jawab atas keandalan dan keamanan lengkap - dapat menjadi keputusan bijak bagi perusahaan dengan ukuran berapa pun yang ingin merampingkan operasi email mereka dan meringankan beban staf TI internal mereka. Dengan mitra layanan manajemen email yang tepat, outsourcing akan menghemat waktu, uang dan kehilangan produktivitas dengan:

Membebaskan pakar TI perusahaan Anda untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis, melanjutkan tujuan bisnis inti perusahaan

Melakukan standarisasi platform email di seluruh organisasi, menjadikan semuanya sinkron dan menjadikan keseluruhan sistem lebih ramping dan efisien

Memastikan bahwa perusahaan Anda akan tetap di atas peningkatan perlindungan virus dan cacing dan masalah kepatuhan pemerintah yang rumit

Memulai - Jika Anda mempertimbangkan untuk melakukan outsourcing manajemen email perusahaan Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat

  

Skalabilitas - Cari penyedia layanan TI yang dapat mengelola semua kerumitan di balik penerapan, pengamanan, pengelolaan, dan penskalaan sistem email Anda. Pastikan perusahaan menyediakan berbagai layanan dari mana Anda dapat menyesuaikan hubungan Anda untuk memenuhi kebutuhan email spesifik Anda - mulai dari server MS Exchange yang sederhana dan murah, sampai ke pusat multi-data, memuat layanan seimbang untuk layanan yang lebih besar. perusahaan dengan kantor global

 

Migrasi - Bertanyalah tentang proses migrasi dan pastikan prosesnya lancar, dengan sedikit upaya dari departemen TI internal Anda. Untuk benar-benar mendapatkan pemahaman tentang apa yang diharapkan, Anda mungkin ingin mendapatkan umpan balik dari beberapa klien perusahaan yang sudah ada dan sebelumnya

Uptime - Walaupun tujuannya jelas 100% up-time, tanyakan penyedia layanan potensial rencana apa yang mereka miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak terduga. Cari tahu tentang rencana pemulihan bencana - prosedur yang diberlakukan sejak awal untuk membantu Anda menyimpan, menyimpan, dan memulihkan data jika terjadi keadaan darurat

Layanan Dukungan - Juga pastikan perusahaan menyediakan biaya tetap bulanan, kemampuan akses tunggal, penyaringan spam dan virus, integrasi dengan layanan lain (faks, pesan suara, dll.) Dan layanan help-desk

Email hanya akan terus tumbuh, dengan komplikasi baru di setiap kesempatan. Tetapi dengan mitra outsourcing, Anda akan mengamankan lingkungan olahpesan yang kompleks yang akan memungkinkan Anda untuk tetap dengan upaya minimal, bersama dengan akses ke teknologi dan keahlian yang biasanya berdasarkan biaya tetap, sambil mengurangi permintaan pada staf TI Anda